みなさん、こんにちは。

奈良県生駒市の井上勇夫税理士事務所　税理士いのうえ君です。

今日は５月１８日(月)です。
前回は、５月９日(土)に「領収書さえあれば経費になる、というのは誤解です。」について書きました。
今日は「自販機や慶弔費など、領収書が出ない時の対処法」について書きます。

領収書が出ない支払いは「支払証明書」でしっかり管理！

ビジネスの現場では、どうしても領収書を受け取ることができない場面に遭遇します。例えば、自動販売機で来客用の飲み物を購入した場合や、電車・バスなどの交通費、あるいは取引先の結婚式やお葬式での祝儀・香典などが代表的ですね。

「領収書がないから経費にできない」と諦める必要はありません。このような場合は、会社で「支払証明書」や「出金伝票」を作成することで、証憑（しょうひょう）として代用することが可能といえるでしょう。

支払証明書を作成する際に必ず記載すべき項目は以下の4点となります。

1. 支払日（実際に取引があった日付）
2. 支払先（誰に、どこに支払ったか）
3. 金額（正確な支払額）
4. 内容（支出の目的と、領収書が出なかった理由）

特に冠婚葬祭に関しては、金額が大きくなることも多いため、結婚式の招待状や葬儀の会葬礼状（ハガキ）などを支払証明書と一緒に保管しておくことで、支出の裏付けとしての信頼性が大幅に高まります。

また、最近普及しているクレジットカードや電子マネーでの支払いについては、利用明細や履歴を保存しておくことが基本となります。

「記録がない支出」は、税務調査において最も指摘を受けやすいポイントです。領収書が出ない時こそ、その場でメモを残し、迅速に証明書を作成する社内ルールを徹底しましょう。こうした細かな積み重ねが、会社の透明性を高め、引いては経営者自身の身を守ることにも繋がります。

【出典】
・ＴＫＣ事務所通信（令和8年5月号）
・ブログネタ.pdf（「領収書にまつわる素朴なギモン」を基に作成）