みなさん、こんにちは。

奈良県生駒市の井上勇夫税理士事務所　税理士いのうえ君です。

今日は５月２４日(日)です。
今回は６日ぶりのブログ更新となります。
前回は、５月１８日(月)に「自販機や慶弔費など、領収書が出ない時の対処法」について書きました。
今日は「進むデジタル化！　電子領収書の「正しい」保存方法！」について書きます。

PDFの領収書を印刷して保存…実はそれ、原則NGです！

電子帳簿保存法（電帳法）の猶予期間が終了し、現在は「電子取引」のデータ保存が義務化されています。皆さまの会社では、メールで届いたPDFの領収書や、Webサイトからダウンロードした利用明細をどのように扱っていますか？

「念のため紙に印刷してファイリングしているから大丈夫」と思われているかもしれませんが、実はそれは間違いです。法律上、電子的に受け取った領収書や請求書は、「データのまま」適切なルールに従って保存しなければなりません。

正しい電子保存のためには、以下の要件を満たす必要があります。

1.真実性の確保：データが改ざんされていないことを証明できること（タイムスタンプの付与や、訂正削除の履歴が残るシステムの利用など）。

2.可視性の確保：必要な時にすぐに検索・表示できること（日付、金額、取引先で検索できるようにしておくこと）。

「これまで通り紙でやりたい」という気持ちも分かりますが、電子保存には大きなメリットもあります。検索性が向上するため過去の書類を探す手間が省けるほか、物理的な保管スペースも不要になります。

最近では、会計ソフトと連動した「証憑保存機能」などを備えたクラウドサービスが充実しており、スマホで撮影してアップロードするだけで要件を満たせるものも増えています。これを機に、単なる「法令遵守」のためだけでなく、経理業務を「かんたん・ラク」にするためのデジタル化へと一歩踏み出してみませんか？

【出典】
・ＴＫＣ事務所通信（令和8年5月号）
・ブログネタ.pdf（「電子帳簿保存法」等の情報を基に作成）